Memahami Lean

Pemikiran Lean diperkenalkan oleh Toyota Motor Corporation pada awal tahun 1930 dengan melaksanakan Toyota Production System bagi mengkaji kelemahan proses pengeluaran automotif Ford. Toyota mula dikenali dunia pada 1980-an kerana keistimewaan kualiti dan kecekapan pengeluaran seterusnya berjaya menjadi pengeluar terbesar dunia pada tahun 2012 sehingga mengatasi General Motors (Wall Street Journal, 2013) melalui amalan pengeluaran Lean (Lean Manufacturing) dan Falsafah Pengurusan Toyota – 4P (Philosophy, Process, People and Partners, Problem Solving).

Amalan Pengurusan Lean kini digunakan secara meluas di dalam sektor awam mahu pun sektor swasta di seluruh dunia bagi tujuan meningkatkan:

Perkhidmatan Pelanggan
Kualiti
Kecekapan
Motivasi staf
Kerjasama dan komunikasi dalaman

Perkataan 'Lean' sebenarnya telah diperkenalkan Profesor Womack & Dan Jones semasa mengkaji sistem pengeluaran Toyota (Toyota Production System) pada tahun 1980an.

LIMA PRINSIP LEAN

James Womack & Dan Jones di dalam buku mereka, The Machine That Change The World (1993) dan

Lean Thinking mengenal pasti 5 prinsip yang menjelaskan maksud Lean:

1) Specify Value (Mengenal Pasti Nilai) – Apa Yang Pelanggan Sanggup Bayar

Menentukan nilai sesuatu produk atau perkhidmatan dari sudut perspektif pelanggan (end customer/user)

iaitu kebolehan memberikan produk atau perkhidmatan kepada pelanggan pada masa yang tepat dengan

harga yang berpatutan serta memenuhi objektif dan kepuasan pelanggan. Nilai hanya boleh

ditentukan oleh pelanggan walaupun secara dasarnya produk dihasilkan oleh syarikat.

2) Identify the Value Stream (Mengenal pasti Aliran Nilai) – Proses Yang Memberi Nilai

Prinsip kedua ini diperlukan untuk mengenal pasti dan mencipta tindakan penting serta tindakan tidak penting yang dianggap merugikan (waste) untuk membantu perjalanan aliran kerja pembuatan produk atau perkhidmatan supaya lebih cekap atau efisyen. Terdapat 3 jenis tindakan atau aktiviti dalam proses mengenal pasti keseluruhan Aliran Nilai iaitu:

Tindakan atau aktiviti yang mampu menambah nilai
Tindakan atau aktiviti yang tidak menambah nilai tetapi tidak dapat dielakkan melalui teknologi yang digunakan
Tindakan atau aktiviti yang tidak menambah nilai tetapi dapat dielakkan/dihapuskan.

Keperluan untuk mengenal pasti 3 tindakan ini penting kerana ia dapat menyingkirkan tindakan yang tidak penting dan merugikan serta dalam masa yang sama dapat mengoptimumkan aliran kerja pembuatan produk atau perkhidmatan seterusnya membentuk Aliran Nilai.

3) Create Flow (Membentuk Kelancaran) – Menyusun Atur Proses Aliran Nilai Secara Berterusan

Apabila Nilai telah dikenal pasti secara tepat dan Aliran Nilai untuk produk/perkhidmatan telah lengkap dirancangkan, peringkat seterusnya ialah meminimumkan waktu menunggu (minimal queues) dan tiada pembikinan semula (rework) atau tanpa berhenti (stop pages) di dalam aliran kerja secara berterusan. Dalam erti kata lain, flow adalah merujuk kepada peningkatan atau kemajuan yang dicapai dalam sesuatu proses. Langkah ini menyingkirkan tindakan yang berpotensi untuk menyebabkan gangguan, kelewatan, kelemahan atau kecacatan.

4) Establish Customer Pull (Memperkukuh Tarik) – Memberi tindak balas kepada permintaan pelanggan

Selepas proses yang tidak menambah nilai dihapuskan, proses pengeluaran hanya fokus kepada keperluan pelanggan dan pada masa ia diperlukan. Hal ini memberikan petunjuk kepada kemampuan syarikat untuk memberi maklum balas kepada kehendak pelanggan. Pull bermaksud suatu proses atau sistem yang melibatkan pembuatan sesuatu produk yang mengambil kira prinsip iaitu suatu proses pembuatan itu tidak akan dimulakan selagi tidak menerima signal keperluan daripada pihak pelanggan.

5) Seek Perfection (Mencari Kesempurnaan) – Proses Penambahbaikan Berterusan

Kesempurnaan wujud setelah semua aktiviti waste atau pembaziran disingkirkan secara keseluruhan daripada aliran proses pembuatan produk atau aliran perkhidmatan selaras dengan permintaan dan kehendak pelanggan. Kesempurnaan dapat dicapai apabila sesebuah syarikat mampu membawa proses mereka melalui 4 prinsip yang telah dinyatakan iaitu Mengenal pasti Nilai, Mengenal pasti Aliran Nilai, Mencipta Kelancaran dan Mewujudkan Tarik.

Namun, langkah pengurangan kos, masa, peningkatan kelajuan dan kecekapan serta penjimatan ruang memerlukan proses dan usaha yang berterusan. Prinsip kelima ini memerlukan anda untuk mencapai kesempurnaan dengan menghapuskan secara berterusan lapisan-lapisan pembaziran yang tersembunyi.